GTD – getting things done i z głowy!

Poczucie przytłoczenia natłokiem codziennych drobiazgów bierze się z odkładanych na później decyzji. Usłyszałam to stwierdzenie na jednym z wystąpień w ramach konferencji TEDx dotyczących minimalizmu. I pomyślałam, że jest niezwykle trafne.

Całkiem jak z piętrzącymi się filiżankami w moim zlewie. Nie da się ukryć, że wiąże się to z pewnym dyskomfortem. Kiedy oglądam to wystąpienie Tedex’owe, przypomniał mi się system, o którym czytałam już jakiś czas temu. Getting things done, w sktócie GTD Davida Allena. Zobaczyłam krótki kurs prowadzony przez samego autora na jednej z platform e-learningowych i byłam tak zainspirowana, że kupiłam nawet książkę jego autorstwa. Książka okazała się dość mocno techniczna i autor wchodził już w takie zawiłości i subtelności swojego systemu, że skapitulowałam w połowie. Książka wylądowała na półce, a poziom mojego życiowego chaosu pozostał na swoim zwyczajowym poziomie.

Ostatnio jednak na fali ogólnoświatowego szaleństwa związanego z minimalizmem, upraszaniem sobie życia i organizowaniem swojej przestrzeni, również umysłowej, postanowiłam do konceptu GTD wrócić. I stąd ten wpis, w którym przybliżę ideę i cały system, odświeżając sprawę dla siebie i być może inspirując Ciebie, do pewnych przemyśleń, a może nawet działań 🙂 . Naturalnie posłużę się tu pewnymi uproszczeniami i skrótami. Sam David Allen przedstawia swój system na 423 stronach!

Pełen tytuł książki Allena brzmi: Getting things done, czyli sztuka bezstresowej efektywności. I już w samym tytule zawiera się przyświecająca autorowi idea – maksymalnej efektywności przy minimum stresu. Stan ten osiągnąć można kiedy zwolni się umysł z konieczności przechowywania w pamięci całej masy rzeczy do zrobienia i dzięki temu zwolni się miejsce dla kreatywności. Jak mówi sam autor „Umysł jest do generowania pomysłów, nie do ich przetrzymywania”. Zwraca uwagę, że w dzisiejszych czasach zalewani jesteśmy informacjami jak jeszcze nigdy w dziejach ludzkości. Praca umysłowa jaka jest obecnie standardem również wymaga nowych strategii. Od czego więc zacząć?

Krok pierwszy – mentalne czyszczenie magazynów

W metodzie Allena ten krok nazywany jest gromadzeniem. Polega na zebraniu w jednym miejscu wszystkiego, co zaprząta umysł. Wszystko, co tkwi z tyłu głowy i zabiera umysłową przestrzeń, wywołując tym samym stres. Gromadzenie odbywa się w jak najbardziej dosłowny, namacalny sposób. Tworzymy dla siebie tzw. inbox. Może to być segregator na dokumenty, które piętrzą się w szufladach i nawet nie bardzo wiemy, co w nich mamy, może lista rzeczy go zrobienia w notatniku, na dyktafonie. Wszystko czym należy się zająć, niezależnie czy są to sprawy zawodowe czy prywatne, pilne czy niekoniecznie. Na tym etapie oczyszczamy głowę, nie analizujemy, na to przyjdzie czas za chwilę.

Krok drugi – Co dalej?

Kiedy już widzimy przed sobą wszystkie sprawy do załatwienia, kolejnym krokiem jest analiza, pozwalająca na określenie jakie konkretnie działania należy podjąć.
Pytanie zasadnicze, czy rzeczywiście jakieś działanie z naszej strony jest konieczne. Jeśli nie, możemy daną sprawę przenieść z naszego inboxa w inne miejsce, powiedzmy archiwum. W inboxie chcemy mieć sprawy wymagające dalszych kroków od nas samych. Jeśli tak, musimy określić jakie jest najbliższe działanie po naszej stronie, znowu bez wchodzenia w szczegóły. Jeśli kolejny krok zajmie nam mniej niż 2 minuty, najlepiej zrobić to do razu i z głowy. Wracanie do takiej sprawy zajmie nam więcej czasu niż załatwienie jej od ręki. Jeśli jest bardziej czasochłonna, umieszczamy ją na liście do zrobienia, najlepiej wyznaczając sobie konkretny czas na jej zrobienie. A jeśli mamy taką możliwość, delegujemy.

Krok trzeci – Wprowadzenie ładu

Co mogliśmy oddelegować oddelegowaliśmy, co mogliśmy zrobić w 2 min zostało zrobione. Przyszła pora na ogarnięcie pozostałych spraw, uporządkowanie ich. Tworzymy więc listę najbliższych działań do wykonania. Jeśli lista ciągnie się w nieskończoność warto wprowadzić kategorie, np. telefony do wykonania, zakupy, itp. I nadać sprawom odpowiedni priorytet.

Krok czwarty – I jak idzie?

Bardzo ważny jest regularny przegląd list, żeby określić postępy. Być może zrewidować priorytety. Ten krok pozwala również na wprowadzenie pewnych korekt. Kiedy widzimy, że w kwestii konkretnego projektu niewiele się w ciągu tygodnia zadziało, możemy zdecydować o rozbiciu zanotowanych na liście punktów na mniejsze etapy. w tej metodzie bowiem posługujemy się metodą małych kroków, małych sukcesów, które dają nam motywację do działania.

Krok piąty – Przejmij kontrolę i działaj

Kiedy masz wszystko jak na dłoni, twoja głowa jest wolna od obciążenia jakim jest pamiętanie o wszystkim. Zyskujesz spokój i poczucie kontroli i masz więcej energii do działania. Tak twierdzi David Allen 🙂

Przygotowując ten wpis i przeglądając ponownie książkę Allena, pomyślałam, że sprawdzę jak zadziała dla mnie tablica Trello. System Allena mnie przekonuje i widzę wyraźnie jego zalety. Ciekawa jestem czy wystarczy mi konsekwencji. A wszystko po to by poczuć się lepiej z lżejsza głową.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google

Komentujesz korzystając z konta Google. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Połączenie z %s

Create a website or blog at WordPress.com Autor motywu: Anders Noren.

Up ↑

%d blogerów lubi to: